User Case: Microsoft Bookings bij PlastIQ
26/05/2021
PlastIQ organiseert opleidingen en trajecten met als doel competenties van de toekomstige en huidige werknemers in de kunststofsector te verstevigen en de instroom van geschoolde medewerkers in de kunststofindustrie te verzekeren.
Je mag dus zeker stellen dat de collega’s van PlastIQ bezige bijen zijn. Ze zetelen geregeld in meetings of zijn een opleiding aan het geven. Omdat ze niet op elk moment van de dag telefonisch bereikbaar zijn om reservaties te bevestigen, zochten ze een online boekingssysteem om kandidaten zelf hun afspraak te laten vastleggen in hun agenda.
Aaron Demortier van PlastIQ:
“We zochten naar een manier om bereikbaar te zijn voor mensen die onze opleiding wilden volgen. Voor ons werkzoekendenproject zijn wij voortdurend op zoek naar nieuwe kandidaten. We maken dan reclame via verschillende kanalen. Alleen was het niet makkelijk om een vlotte manier te hebben waarop die mensen ons konden bereiken. Soms zitten we in vergaderingen of moeten we opleiding geven waardoor we telefonisch niet direct bereikbaar zijn.”
De oplossing? Microsoft Bookings!
Microsoft Bookings is een toepassing van Microsoft 365 voor het maken van reservaties in de agenda van de gebruiker. Zo kan je je klanten helpen om eenvoudig beschikbare tijden in jouw agenda in te plannen. Geen dubbele reservaties en een ton van tijdsbesparing! Kies je beschikbare tijdslots, de duur van de afspraak, de beschikbare personen, enz. Personaliseerbaar naar elk type bedrijf.
Hoe installeren we dit voor de klant?
- Eerst wordt er gekeken naar wat de klant precies wil. Waarvoor zij dit willen gebruiken en in welke mate we dit zo goed mogelijk kunnen doen aansluiten bij hun huidige werking.
- Daarna bekijken we of de klant over een gepaste Microsoft 365 licentie beschikt dat de app Microsoft Bookings bevat.
- Vervolgens bezorgen we de klant een formulier met enkele vragen om de inhoudelijke wensen van de boekingstool vorm te geven. Zo kunnen we - zonder veel telefonisch contact - zowat 99% van de parameters op voorhand instellen zodat er achteraf nog heel weinig finetuning nodig is.
- De nodige machtigingen worden samen ingesteld voor het delen van de Outlook agenda.
- En… live!
Hoe ziet dit eruit bij PlastIQ?
Ze kozen op hun website voor een hele duidelijke knop 'Plan een gesprek in'. Zo weet de bezoeker meteen waar ze terecht kunnen voor een afspraak.
De link brengt de bezoeker meteen naar een nieuwe webpagina waar de Microsoft Bookings toepassing klaar staat om ingevuld te worden. Zoals je kan zien is deze personaliseerbaar met het logo, de beschikbare agenda’s van verschillende medewerkers en specifieke tijdsslots.
Nadat de bezoeker het gewenste tijdstip heeft aangeduid, de nodige gegevens heeft achtergelaten en op de knop ‘reserveren’ heeft geklikt, krijgt hij/zij een bevestiging te zien.
Daarna ziet de bezoeker nog eens een mooi overzichtje van de gemaakte afspraak. Moet die opnieuw ingepland of volledig geannuleerd worden? Dan kan dit ook nog.
Als laatste belandt er een automatische bevestigingsmail in de mailbox van de bezoeker (én uiteraard ook in die van PlastIQ) met een vergaderingsuitnodiging om meteen in je agenda te plaatsen. Super!
Welke voordelen biedt dit nu voor PlastIQ?
De afspraken met de adviseurs worden nu volledig automatisch ingepland. De bezoeker krijgt meteen inzage tot de vrije momenten in de agenda van de gekozen adviseur en maakt een reservatie. Helemaal zonder de tussenkomst van de adviseur zelf.
De afspraken lopen op die manier heel eenvoudig automatisch binnen. Geen tijdsverlies meer bij het inplannen, annuleren of verzetten van afspraken.
Aaron Demortier van PlastIQ:
“Dankzij Alfa Solutions kunnen mensen nu via de website een afspraak inboeken met één van de jobcoaches. Eenmaal ingeboekt krijgen wij een mailtje, en als we de afspraak openklikken, hebben we meteen ook de contactgegevens van de persoon in kwestie. Dus mocht het voor ons toch geen goed moment zijn dan kunnen we die persoon altijd nog contacteren.”
Inbegrepen in Microsoft 365
Heb jij zoals veel bedrijven een Microsoft 365 account? Dan is deze toepassing helemaal inbegrepen in het pakket.
OPLEIDING
Wens je voor jou en je collega's een opleiding over Microsoft Bookings?
Hulp bij de opzet
Ook benieuwd naar Microsoft Bookings voor jouw bedrijf?
> Laat het ons weten. We helpen met plezier!